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assistenteadministrativo


Quarta-feira, 28.01.15

Assistente Administrativo (desempenho da função)

Assistente administrativo

Um Futuro a ser alcançado

 

Os assistentes administrativos ajudam os empresários a gerir os seus trabalhos.

Sem eles, nada disso seria possível.

Logo, é necessário formar as pessoas convenientemente de modo a serem assistentes administrativos, com um bom desempenho.

 https://www.youtube.com/watch?v=HIQZ-p410d4

 

 

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por LuBaia às 15:26

Quinta-feira, 20.03.14

Obrigações (deveres) Funções de um Assistente/Agente/Auxiliar Administrativo

Um agente administrativo realiza tarefas administrativas dentro de uma determinada instituição, seja ela pública ou privada. Cada instituição determinará quais são as tarefas a serem executadas, mas em geral costumam ser:

  • Atividades de digitação, como elaboração de cartas e memorandos;
  • Organização de material de escritório;
  • Cotação de suprimentos para os diversos setores;
  • Arquivo de documentos;
  • Atendimento telefónico ou presencial ao público interno ou externo.

A área de administração é uma das que oferece mais opções de trabalho, por ser bastante extensa e sempre precisa de pessoas para suas diversas áreas. Um agente administrativo também pode prestar serviço num departamento de contabilidade, auxiliando o contador a organizar o pagamento de contas ou programando as contas e impostos a serem pagos. Também pode prestar tarefas no Departamento de Recursos Humanos, em que auxiliará no pagamento de benefícios, no agendamento de entrevistas e na organização de arquivo pessoal dos trabalhadores.

Em geral, o cargo de agente administrativo é dado para aqueles que passaram em concurso público e portanto, irão atuar dentro de instituições ou repartições públicas. Nesse caso, é necessário conhecer bem o Estatuto do funcionário público, assim como seus direitos e deveres. O funcionalismo público possui vantagens e desvantagens, por isso esteja ciente antes de tomar posse do seu cargo.

Para quem irá trabalhar em empresas privadas, é muito importante também conhecer as legislações laboral, comercial e financeira para não ser prejudicado.~

 

 

-

 O auxiliar de escritório é muitas vezes chamado de assistente administrativo. Conforme o próprio nome indica, este profissional realiza as diferentes tarefas inerentes ao serviço de escritório.

As suas principais funções são as seguintes:

  • Redigir cartas, atas, relatórios, entre outra documentação;
  • Organizar reuniões, encontros, conferências, etc.;
  • Agendar viagens e tratar de questões relacionadas, tais como o alojamento;
  • Arquivar os diversos documentos;
  • Gerir o estoque do material de escritório (porção de mercadorias armazenadas num depósito, numa loja; conjunto de mercadorias, matérias-primas, produtos acabados ou quase acabados etc., que constituem a propriedade de uma empresa).
  • Ajudar no atendimento telefónico ou na receção, se solicitado;
  • Pagar faturas e proceder à faturação.

Entre os atributos de um bom auxiliar administrativo estão a boa comunicação, a organização, o domínio de ferramentas informáticas e  a capacidade de trabalhar sob estresse.

 

A diferença entre Auxiliar e Assistente Administrativo é:

O Auxiliar Administrativo coopera e auxilia a equipa da empresa com uma ou duas tarefas fáceis e de menor responsabilidade: por exemplo,

A)   Arquivar documentos.

B)   Manter atualizada a agenda, tanto telefónica como de pendências.

C)   Uso de fotocopiadoras entre outras ferramentas.

 

O Assistente Administrativo faz tudo da área administrativa, pode trabalhar numa empresa ou num estabelecimento, mas tem como funções:
1) Tramitar entrada e saída de correspondência.
2) Receção de documentos.
3) Atender chamadas telefónicas.
4) Atender ao público.
5) Arquivar documentos.
6) Manter atualizada agenda telefónica e de pendências.
7) Usar máquinas de escritório, desde calculadoras a fotocopiadoras, computadores e os programas usados.

 

Funções de um Assistente Administrativo

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por LuBaia às 15:30

Quinta-feira, 05.12.13

Balanço de Competências

Competência pode ser entendida como a capacidade de realizar uma tarefa num determinado contexto e transferir os conhecimentos que lhe estão subjacentes para outros contextos e tarefas. A competência, entendida num sentido mais específico, é vista como a capacidade de se realizar uma tarefa em particular em condições específicas e pormenorizadas com a exclusão dos conhecimentos e compreensão dos mecanismos que lhe estão associados.

 

0)      Balanço de Competências permite o autoconhecimento, a identificação de potencialidades e fraquezas, e a reflexão sobre o percurso pessoal. Permite a exteriorização de expectativas e sonhos, possibilitando o investimento no desenho de novos caminhos para a carreira profissional e a própria vida.

1)      Competências são um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes, ou seja, uma série de aspetos inerentes a um trabalho ético e de qualidade, realizado por meio da cooperação, solidariedade, participação na tomada de decisões.

 

1.1) Competências são um conjunto de conhecimentos, capacidades e atitudes/comportamentos que influenciam diretamente o desempenho de uma pessoa, contribuindo através da sua aplicação para o sucesso de uma organização ou entidade.

As competências são assim, demonstrações observáveis e mensuráveis de características de uma pessoa que a capacita para o desempenho eficaz de uma determinada função.

 

Mas o que é competência?

 

2)      As competências são formadas basicamente por três fatores: conhecimento, habilidades e atitudes.

As dez competências mais procuradas pelo mercado de trabalho atual são:

1. Adaptabilidade.

É a capacidade de adaptação às mudanças, a diferentes situações e realidades, a novas atividades e projetos.

2. Criatividade.

É o processo através do qual as ideias são geradas, desenvolvidas e transformadas em valores. O processo envolve a descoberta de maneiras novas e eficazes de lidar com o mundo, resolver problemas e ampliar o círculo de influência. A criatividade manifesta-se pela capacidade de inovar e de resolver situações inesperadas e da capacidade de decidir autonomamente e, acima de tudo, pelo senso crítico. Não aceitar passivamente o que a tradição, moda e opiniões dominantes procuram impor incondicionalmente.

3. Iniciativa.

É tomar a iniciativa de resolver problemas e realizar tarefas fáceis ou difíceis. Não só ter a ideia ou solução, mas acima de tudo, tomar medidas.

4. Facilidade de comunicação.

Com a evolução da tecnologia surgiram diversas ferramentas de comunicação. Por outro lado, fazer uso destas novas ferramentas não significa ter facilidade de comunicação. Você precisa saber expor claramente as ideias e opiniões, o que exige ser capaz de observar os acontecimentos e situações, e ouvir os outros.

A comunicação pode ser feita de várias maneiras: verbalmente, por escrito e não-verbalmente. Às vezes nós nos comunicamos facilmente por meio de uma dessas formas, mas também há a necessidade de desenvolver as outras. Às vezes dizemos algo verbalmente, mas os nossos olhos ou sorriso podem dizer o oposto. Para trabalhar na atualidade, é preciso se comunicar através de vários instrumentos, em línguas diferentes e você tem que entender a linguagem dos vários membros da equipe profissional.

5. Facilidade de relacionamento interpessoal.

Relacionar-se facilmente com os outros exige ser empático, aceitar a si mesmo e aos outros com os pontos fortes e fracos de cada um, estar disponível para o outro. Nas sociedades de hoje, as relações são cada vez mais breves, superficiais, temporárias e até mesmo virtuais.

6. Capacidade de resolver problemas.

Resolução de problemas faz parte da rotina diária em todas as atividades de trabalho, o que muda é o tipo e a dimensão de tais problemas. Há dificuldades muito simples e outras que exigem maior esforço e persistência. Para resolver um problema, devemos analisá-lo de diferentes ângulos, investigar possíveis formas de resolver, avaliar alternativas, prever consequências e tomar uma decisão assumindo riscos.

7. Capacidade para trabalhar em equipa.

Não podemos mais trabalhar sozinhos. Vivemos num mundo globalizado que exige que o trabalho seja feito em equipa, às vezes composta de pessoas que estão a milhares de quilómetros de distância. Não é fácil trabalhar em conjunto, porque isso requer expor ideias e ouvir os outros; aceitar sugestões, respeitar opiniões diferentes, colaborar, construir juntos, e aceitar os limites de si e dos outros membros da equipa.

8. Liderança.

“Não é a posição que faz o líder, mas o líder que faz a posição”. Um bom líder ouve as ideias dos outros, inspira confiança nos colegas de equipa, respeita, é seguro o suficiente para defender suas ideias e as dos seus subordinados. É capaz de atrair voluntários para suas iniciativas e projetos, influencia outros e cativa a sua atenção, coordena e organiza projetos.

9. Empreendedorismo.

É muito importante saber mostrar o seu conhecimento e valor, seu “know-how”, saber vender seu produto ou projeto, tratar o negócio como se fosse seu, buscar novas oportunidades, ter perseverança e compromisso, assumir riscos, planejar e definir metas.

No mercado competitivo, ter um espírito empreendedor abre muitas portas. Você não pode esperar até que alguém lhe dê uma oportunidade de emprego ou negócio, você deve ir a campo para encontrá-la.

10. Domínio das novas tecnologias de comunicação e informação.

Hoje em dia é essencial conhecer e saber usar as novas tecnologias de comunicação e informação. A internet mudou as relações e lugares de trabalho. Hoje você trabalha em qualquer lugar, não precisa mais estar na empresa ou escritório. Você pode se comunicar facilmente com os profissionais que estão longe, trocar ideias por e-mail, MSN, Skype, fazer reuniões, cursos e conferências por meio de vídeo conferência, comprar e vender produtos em sites comerciais de diferentes países e assim por diante. As relações interpessoais foram facilitadas e expandidas com redes como Orkut, Twitter, Facebook, MySpace, e outros. Hoje, quem não está conectado nem acompanha o mundo tecnológico fica em desvantagem no mercado de trabalho.

ESTILOS DE APRENDIZAGEM – VISUAL, AUDITIVO E CINESTÉSICO

 

Os estilos de aprendizagem utilizam 3 (três) formas de perceção de informações e são elas:

- Visual: faz uso da visão como meio de obter e reter as informações;

- Auditivo: vale-se da audição para absorver informações e;

- Cinestésico: aproveita-se dos sentidos relacionados ao movimento para guardar informações.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Competências

 

1)      Competências são formadas por três fatores: conhecimento, habilidades e atitudes.

Criatividade, iniciativa, facilidade de comunicação, adaptabilidade, capacidade de resolver problemas, capacidade de trabalhar em equipa, liderança, empreendedorismo, domínio das novas tecnologias de comunicação e informação.

 

2)      Responsabilidade;

Organização;

Relacionamento interpessoal.

3)      As caraterísticas pessoais que me tornam diferente dos outros são:

ser compreensivo, ouvir a opinião dos outros, ter a responsabilidade dos meus atos, ser autónomo.

7)    Cinestésico – é socialmente orientado. Gosta de gente, de falar, de aparecer; a desordem reina, mas a criatividade é solta. É extrovertido e precisa trabalhar em equipa.

                   Auditivo – é uma pessoa mais calma, tranquila, ponderada; prefere ouvir do que falar; prefere o previsível e a rotina. Para um auditivo, trabalhar com análises e cálculos é um prazer.

                   Visual – A pessoa em que predomina o modelo visual é mais rápida, ansiosa, agitada e impulsiva. “Quanto mais visual, mais é mandona, franca e sincera. Outros elementos importantes são a capacidade de desempenhar várias tarefas ao mesmo tempo, gostar de prazos apertados, implantar projetos e cumprir metas.

 

Os estilos de aprendizagem utilizam três formas de perceção de informações e são elas:

- Visual: faz uso da visão como meio de obter e reter as informações;

- Auditivo: vale-se da audição para absorver informações; e

- Cinestésico: aproveita-se dos sentidos relacionados ao movimento para guardar informações.

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por LuBaia às 16:55


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